1. Ábyrgðaraðili
Edvald ehf., Reykjavík, er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem unnið er með í þeim tilgangi að reka og veita þér áskriftarþjónustu á edvald.is.
Þegar viðskiptavinur (t.d. fyrirtæki) notar Edvald til að halda utan um sína eigin starfsmenn er viðskiptavinurinn ábyrgðaraðili gagnanna en Edvald er vinnsluaðili. Sambandið er útfært nánar í vinnslusamningi (e. Data Processing Agreement, DPA) sem fylgir áskrift.
2. Hvaða persónuupplýsingum söfnum við?
Við söfnum einungis þeim gögnum sem eru nauðsynleg til að veita þjónustuna:
- Reikningsupplýsingar: Nafn, netfang, símanúmer og kennitala þeirra sem stofna áskrift fyrir hönd fyrirtækis.
- Starfsmannaupplýsingar viðskiptavina: Kennitala, nafn, starfsheiti, laun, samningar, leyfisstaða, vaktir og önnur gögn sem viðskiptavinur skráir í kerfið.
- Skjöl: Ráðningarsamningar, vottorð og önnur skjöl sem viðskiptavinur hleður upp í Vercel Blob.
- Tæknigögn: IP-tala, upplýsingar um vafra (e. user agent), tímastimplar og notkunarfærslur til að tryggja öryggi og rekstur þjónustunnar.
3. Tilgangur og lagastoð
- Efndir samnings: Til að veita áskriftarþjónustu og innheimta greiðslur (b-liður 1. mgr. 6. gr. GDPR).
- Lögbundnar skyldur: Bókhaldsgögn, persónuvernd og samskipti við skattyfirvöld (c-liður 1. mgr. 6. gr. GDPR).
- Lögmætir hagsmunir: Öryggi þjónustu, vörn gegn svikum og umbætur á vörunni (f-liður 1. mgr. 6. gr. GDPR).
- Samþykki: Þegar þú samþykkir markaðspóst eða valfrjálsar samþættingar (a-liður 1. mgr. 6. gr. GDPR).
4. Vinnsluaðilar
Edvald nýtir eftirfarandi vinnsluaðila til að reka þjónustuna. Allir aðilar starfa samkvæmt gildum vinnslusamningi (DPA) og hýsa gögn innan Evrópska efnahagssvæðisins (EES).
- Vercel Inc. — hýsing vefþjónustu (Frankfurt, Þýskalandi).
- Neon Inc. — gagnagrunnshýsing (Frankfurt, Þýskalandi).
- Clerk Inc. — auðkenning og aðgangsstýring (ESB-svæðið).
- Vercel Blob — skjalavarðveisla (ESB-svæðið).
5. Geymslustaður gagna
Allir gagnagrunnar og varaafrit Edvald eru hýst innan EES, fyrst og fremst í Frankfurt í Þýskalandi. Engin gögn eru flutt utan EES nema viðskiptavinur óski sérstaklega eftir slíku og fullnægjandi verndarráðstafanir séu til staðar (t.d. stöðluð samningsákvæði, e. Standard Contractual Clauses).
6. Geymslutími
- Reikningsupplýsingar: Á meðan áskrift er virk og í 7 ár að henni lokinni samkvæmt lögum um færslu bókhalds nr. 145/1994.
- Starfsmannaupplýsingar viðskiptavina: Svo lengi sem viðskiptavinur er með virka áskrift. Við lok áskriftar er gögnunum eytt eða þau afhent viðskiptavini innan 30 daga.
- Notkunarfærslur og öryggisslóð: Í allt að 12 mánuði.
7. Réttindi þín
Þú átt rétt á að óska eftir aðgangi að upplýsingum um þig, biðja um leiðréttingu, eyðingu eða takmörkun á vinnslu, ásamt því að andmæla vinnslu og fá gögn flutt. Hafðu samband við hallo@edvald.is til að nýta réttindi þín.
Ef þú telur að vinnsla persónuupplýsinga brjóti í bága við lög getur þú kvartað til Persónuverndar á personuvernd.is.
8. Vafrakökur
Edvald notar einungis nauðsynlegar vafrakökur fyrir auðkenningu og valstillingar (t.d. tungumál og þema). Engar markaðs- eða greiningarvafrakökur frá þriðja aðila eru settar á vef okkar.
9. Öryggi
Öll umferð er dulkóðuð með TLS. Gögn í gagnagrunnum eru dulkóðuð í geymslu (e. at rest). Aðgangur starfsmanna Edvald er takmarkaður við algjört lágmark og er skráður í aðgerðaskrá (e. audit log).
10. Tengiliður
Spurningar, beiðnir um aðgang eða eyðingu og aðrar persónuverndarfyrirspurnir má senda á hallo@edvald.is.
11. Breytingar
Við áskiljum okkur rétt til að uppfæra stefnu þessa og munum tilkynna verulegar breytingar með a.m.k. 30 daga fyrirvara í tölvupósti eða inni í kerfinu.